Προνοητικότητα, στον επαγγελματικό χώρο τουλάχιστον, σημαίνει να μπορείς να πάρεις όλα τα μέτρα, που χρειάζονται για να αντιμετωπίσεις πιθανά μελλοντικά προβλήματα, ανάγκες ή αλλαγές. Δεν ισχυρίζομαι ότι μπορείτε να λύσετε όλα τα πιθανά σας προβλήματα προκαταβολικά, έχοντας μια λύση για το καθένα που τυχόν θα προκύψει στο «τσεπάκι» σας. Λέω, όμως, ότι το να αναλάβετε τις ευθύνες σας όντας προνοητικοί μπορεί να σας γλυτώσει από πολλές ανεπιθύμητες καταστάσεις. Και σίγουρα από την εντελώς αντιπαθητική στάση που παίρνουν ορισμένοι, ρίχνοντας πάντα το φταίξιμο για ό,τι πηγαίνει στραβά στους άλλους ή στις συνθήκες. Η υπευθυνότητα είναι αναγκαία για να φέρει κάποιος σε πέρας οποιοδήποτε έργο, πόσω μάλλον για να το προχωρήσει ή να το ολοκληρώσει με επιτυχία.

Ο μάνατζερ είναι σαν το διευθυντή ορχήστρας, πρέπει να φροντίζει ώστε κάθε όργανο να παίζει το δικό του κομμάτι τη σωστή στιγμή και όλα μαζί να συνθέτουν ένα έργο. Η προνοητικότητα έχει νόημα όταν οδηγεί σε προ-δράση. Και αυτή απαιτεί να απαντά κανείς σε όλες τις ερωτήσεις που μπορεί να προκύψουν, καλώντας τους ειδικούς, και στη συνέχεια ελέγχοντας όλες τις λεπτομέρειες. Αν λοιπόν έχετε αναλάβει κάποιο έργο βεβαιωθείτε για τα εξής:

• Κατά την έναρξη του έργου, καταγράψτε τα στοιχεία που μπορεί να το καθυστερήσουν ή να δημιουργήσουν δυσκολίες στην εκτέλεσή του. Ξεκινήστε από σήμερα την επικοινωνία με την ομάδα σας σχετικά με το πώς μπορούν να μετριαστούν όλα αυτά τα στοιχεία πριν εμφανιστούν ως ανυπέρβλητα εμπόδια.
• Περιμένετε από κάποιον να σας δώσει πληροφορίες, να απαντήσει σε μια ερώτηση, ή να συντάξει μια έκθεση για μια δεδομένη κατάσταση; Ελέγξτε το αμέσως, μη περιμένετε να αναλάβουν οι άλλοι την πρωτοβουλία. Αναλάβετε δράση σήμερα.
• Μήπως κάποιος σας διαβεβαίωσε ότι θα σας παραδώσει αυτό που περιμένετε σε κάποια ημερομηνία στο εγγύς μέλλον; Καλό είναι να έχετε εμπιστοσύνη στους συνεργάτες σας, ωστόσο βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία εξακολουθεί να είναι ακριβής και διασφαλίστε σήμερα ότι δεν θα υπάρχουν αλλαγές στο πρόγραμμα.

Βεβαίως δεν υπάρχει περίπτωση να ολοκληρώσετε με επιτυχία ένα έργο αν δεν έχετε προηγουμένως καταστρώσει ένα λεπτομερές σχέδιο γι’ αυτό. Ο προγραμματισμός είναι εξίσου απαραίτητος με την προληπτική δράση. Και όσο προφανές και αν ακούγεται, πρέπει να ξέρει κανείς ποιο είναι το τελικό αποτέλεσμα που επιθυμεί, για να προγραμματίσει τον τρόπο με τον οποίο θα το επιτύχει και να τον ακολουθήσει πειθαρχημένα.

Και μετά την Προνοητικότητα, τον Προγραμματισμό και την Πειθαρχία, έρχονται οι Προτεραιότητες… 

Αν ξεκινάτε τη μέρα σας με καλές προθέσεις αλλά το μεσημέρι ανακαλύπτετε ότι δεν προλάβατε να κάνετε όσα θα έπρεπε γιατί σας απασχόλησαν άλλα θέματα, τότε δύο τινά μπορεί να ισχύουν. Ή έχετε πρόβλημα πειθαρχίας ή έχετε πρόβλημα προτεραιοτήτων. Ή μήπως και τα δύο;

Ο Dwight Eisenhower έλεγε πως ότι είναι σημαντικό δεν είναι επείγον και ότι είναι επείγον δεν είναι σημαντικό. Αφού λοιπόν κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ αυτών των δύο, φροντίστε να πειθαρχήσετε στο σχέδιό σας όπως το έχετε προγραμματίσει, συνειδητοποιώντας ότι πολλά πράγματα μπορεί να είναι σημαντικά για τους άλλους αλλά όχι απαραίτητα για σας. Μάθετε να θέτετε σωστές προτεραιότητες και να λέτε όχι όπου απαιτείται. Κατανοείστε, επίσης, ότι το διάλειμμα μπορεί να είναι απαραίτητο για την ψυχική και σωματική υγεία αλλά δεν πρέπει να καταλήγει σε σπατάλη χρόνου. Κρατήστε το σερφάρισμα στο web και το «κουτσομπολιό» με τους συναδέλφους υπό έλεγχο, για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας και να ολοκληρώσετε με επιτυχία τα έργα σας.